دليل استخدام منصة إشغال

1. مفهوم النظام

إشغال ليس نظام إدارة أملاك تقليدياً، بل منصة تحليل مالي وتشغيلي واستثماري للعقارات. تسجّل فريقك البيانات (العقود، التحصيل، المصروفات، الشغور...) والنظام يحوّلها إلى مؤشرات وقرارات: خسائر الشغور بالريال، عائد كل أصل، مخاطر قائمة، سيناريوهات محسوبة، وتقارير تنفيذية.

2. البيئتان: المدير والديمو

العزل مفروض من جهة الخادم في كل استعلام: سجل في الديمو لا يُرى من المدير والعكس، ولا يمكن الوصول لمعرفات البيئة الأخرى حتى بالتلاعب بالروابط أو إرسال طلبات مباشرة.

3. ترتيب العمل الموصى به

1. المحافظ: أنشئ محافظك (مثلاً: محفظة الرياض السكنية) من صفحة المحافظ العقارية.
2. العقارات: سجّل كل عقار برمزه وقيمه (شراء/استثمارية/سوقية) وإيجاره المستهدف واربطه بمحفظة.
3. الوحدات: أضف وحدات كل عقار مع الإيجار الشهري المستهدف والحالة. لاحظ أن الوحدات «غير القابلة للتأجير» و«مخصصة للمالك» تُستثنى تلقائياً من مقام نسبة الإشغال.
4. المستأجرون والعقود: سجّل المستأجر ثم أنشئ عقداً — عند حفظ عقد نشط تتحول الوحدة تلقائياً إلى «مؤجرة» وتُغلق أي فترة شغور مفتوحة.
5. الإيرادات والمصروفات: سجّل التحصيلات (اربطها بالعقد) والمصروفات بتصنيفاتها، وعلام «مصروف مرتبط بالشغور» لما ينفق على وحدة شاغرة.
6. الشغور: عند إخلاء وحدة حدّث حالتها إلى «شاغرة» مع تاريخ بدء الشغور والسبب — وهنا تبدأ المنصة في حساب الخسائر.

4. الميزة الرئيسية: تحليل الإشغال والشغور

صفحة «الإشغال والشغور» تعرض: نسب الإشغال والشغور، متوسط مدة الشغور المفتوح، أيام الشغور خلال الفترة، الإيجار المفقود (الإيجار اليومي المتوقع × أيام الشغور)، مصروفات الشغور منفصلة، الخسارة الاقتصادية الكلية، تصنيف الشاغر حسب المدة (حدود قابلة للتعديل من الإعدادات)، الأسباب، ومقارنات حسب العقار والمدينة والمحفظة مع تطور شهري وسنوي.

المعادلة الأساسية: الإيجار اليومي المتوقع = (الإيجار الشهري المستهدف × 12) ÷ أيام السنة المعتمدة (365 افتراضياً).

5. المحاكي الاستثماري

1. اختر «سيناريو جديد»، حدد العقار (أو وحدة بعينها) ونوع السيناريو من الثمانية.
2. أدخل الافتراضات (نسبة الخصم، التكلفة، الإيجار المتوقع بعد التأهيل...).
3. احفظ: يحسب المحرك صافي التدفق التراكمي، التغير الشهري، شهر التعادل، وفترة الاسترداد من بياناتك الفعلية.
4. قارن السيناريوهات المحفوظة لنفس العقار في جدول المقارنة، واطبع تقرير السيناريو.

عند نقص بيانات الأصل (لا عقد ولا إيجار مستهدف أو لا مصروفات) تعرض النتيجة «بيانات غير كافية» ولا تصدر توصية — تصميم مقصود لسلامة القرار.

6. المخاطر والتنبؤات وخريطة الحرارة

• المخاطر والإنذارات: تنبيهات ملوّنة (أحمر خطر مرتفع / برتقالي يحتاج متابعة) بقواعد قابلة للتخصيص كلياً من الإعدادات: الشغور الطويل، انخفاض العائد، ارتفاع المصروفات، قرب انتهاء العقود، تأخر السداد، تركز المستأجرين، تكرار الصيانة، البيانات الناقصة.
• التنبؤات: انحدار خطي على السلسلة الشهرية للإيرادات والمصروفات وصافي الدخل وخسائر الشغور والإشغال، مع إظهار الأساس والافتراضات وجودة الملاءمة (R²) واختبار رجعي يقارن التوقع بالفعلي. لا يعرض النظام توقعاً عند نقص البيانات.
• خريطة الحرارة: تصنيف العقارات إلى: أداء ممتاز، جيد، يحتاج متابعة، خسارة مرتفعة — بناء على العائد التشغيلي والإشغال ونسبة خسارة الشغور من الإيراد وفق حدودك المحددة.

7. التقارير والطباعة والتصدير

• مركز التقارير: 15 تقريراً رسمياً. افتح التقرير، عدّل الفترة والفلاتر، ثم اطبع أو صدّر.
• الطباعة / PDF: زر «طباعة / حفظ PDF» يخرج نسخة نظيفة عربية RTL بترويسة الشركة وتاريخ الإعداد والفلاتر، دون قوائم جانبية. لملف PDF اختر «حفظ كـ PDF» من نافذة الطباعة.
• Excel: تصدير مدمج بخالص PHP لكل السجلات والتقارير دون مكتبات خارجية.
• الاستيراد: نزّل قالب Excel لأي كيان (عقارات/وحدات/مستأجرون/عقود/إيرادات/مصروفات)، املأه، ثم ارفعه. يتحقق النظام من: المطلوب، التواريخ، الأرقام، القيم المسموحة، وجود المراجع (رمز العقار مثلاً)، والتكرارات — ويصدر لك تقرير أخطاء Excel قابل للتنزيل، مع خيار «استيراد السجلات الصالحة فقط» أو «سلامة كاملة».

8. المستخدمون والصلاحيات

الصلاحيات تُفحص في كل طلب من جهة الخادم. سجل العمليات يوثق: الدخول، الإضافة، التعديل، الحذف، التصدير، تغيير الإعدادات، الاستيراد.

9. الإعدادات المهمة

• بيانات الشركة: تظهر في ترويسة التقارير المطبوعة.
• العملة والإعدادات المالية: العملة (الريال السعودي افتراضياً)، أيام السنة (365/360)، الخانات العشرية.
• حدود الإنذارات: فترات الشغور الخمس، حدود العائد والإشغال والمصروفات والتركز.
• إدارة التصنيفات: أضف تصنيفات المصروفات والصيانة الخاصة بشركتك (كل سطر بند).
• النسخ الاحتياطي: نسخة SQL كاملة تُحفظ في مجلد محمي وتُنزّل من اللوحة فقط.

10. نصائح للحصول على تحليلات دقيقة

• سجّل القيمة الاستثمارية لكل عقار — بدونها لا يُحسب العائد ويظهر «غير متوفر».
• اربط كل تحصيل بعقده — ليعمل تحليل فجوة التحصيل وتنبيه تأخر السداد.
• سجّل سبب الشغور — لأن تحليل الأسباب يقود القرار (سعر؟ صيانة؟ موقع؟).
• حدّث حالة الوحدات فور الإخلاء أو التأجير — دقة الشغور تعتمد على التواريخ.
• أدخل بيانات المنافسين بانتظام من مصادر تحددها — المقارنة السوقية تعتمد على ما تسجله أنت.